6 Tipps zur Moderation konstruktiver Teamsitzungen/Besprechungen

24. Februar 2017 in Moderation

Kennen Sie das?
Passive Meeting-Teilnehmer, die sich entspannt in die letzte Ecke setzen, um zu schlafen. Zu spät kommende, auf die gewartet wird. Langwierige Soloeinlagen ohne Punkt und Komma. Fragen, deren Antworten in den Einladungsunterlagen stehen…
So werden Besprechungen langatmig, frustrierend, ineffektiv.
Machen Sie Schluss damit!

6 Tipps, um Teammeetings effizient und effektiv zu leiten

1. Nehmen Sie alle Teilnehmenden in die Verantwortung
2. Vereinbaren Sie die gewünschte Atmospähre
3. Aktivieren Sie die Teilnehmer_innen
4. Halten Sie den Zeitplan ein
5. Bewahren Sie eine positive Haltung
6. Schaffen Sie visuelle Orientierung

Nehmen Sie alle Teilnehmenden in die Verantwortung!

Wer moderiert das Teammeeting (heute)? Wer hatte denn schon lange nicht mehr die Moderation übernommen?
Indem mal andere Teilnehmer_innen moderieren als Sie, schaffen Sie Mitverantwortlichkeit unter den Beteiligten und Empathie für die Meeting-Moderation „da vorne“. Hier würde auch ganz schnell auffallen, wenn jemand unvorbereitet kommt. Und falls Sie ein Protokoll brauchen, lassen Sie auch diese Aufgabe rotieren.

Vereinbaren Sie die gewünschte Atmospähre!

Fragen Sie zu Beginn und im Laufe der Zeit hin und wieder, wie sie miteinander im Team umgehen wollen und was dazu nötig ist? Wollen die Teilnehmenden passiv und teilnahmslos im Meeting sitzen und in Ruhe gelassen werden oder aktiv und vorbereitet sein, um voran zu kommen? Was noch? Denn es macht einen Unterschied, ob Sie bewusst und transparent vereinbaren, wie sie in Besprechungen sein wollen, oder ob Sie unausgesprochen Engagement erwarten, weil die Leute ja gekommen sind.

Aktivieren Sie die Teilnehmer_innen!

Was ist der Nutzen der heutigen Teambesprechung? Was ist das Ziel des Meetings? Und: was ist Ihr Beitrag, dass wir als Team das Ziel erreichen?
Fordern Sie von allen im Raum oder am Tisch eine Rückmeldung, verbal oder non-verbal, z.B. auch durch Handzeichen oder physikalischen Standortwechsel. So kann sich niemand hinter seinem Schreibblock verstecken oder abwesend eine sms schreiben.

Halten Sie den Zeitplan ein!

Sie haben 90 Minuten für die Besprechung blockiert? Dann halten Sie diese Zeit auch ein – oder verkürzen die Sitzung. Fangen Sie pünktlich an, denn sonst komme auch ich als Moderatorin das nächste Mal später, weil ich in der Wartezeit ja noch hätte etwas anderes erledigen können (-:
Lassen Sie zum Schluss ein paar Minuten Zeit, um Ergebnisse und Entscheidungen zusammen zu fassen und den Umgang mit eventuell noch offenen Punkten zu vereinbaren. Hier kann natürlich auch einvernehmlich mit den Beteiligten eine Verlängerung der Sitzung beschossen werden – eventuell in verkleinerter Zusammensetzung.

Bewahren Sie eine positive Haltung!

Eine Teamsitzung oder -stehung (-;  in konstruktiver, humorvoller und entgegenkommender Atmosphäre ist wohl die beste Voraussetzung, um schnell voranzukommen. Das heißt nicht, dass  schwierige Themen und Diskussionen außen vor bleiben. Nur ist es dabei ein Unterschied, ob ich meine Auffassung in der Haltung: „Ich habe Recht“ oder mit der Einstellung: „Ich habe eine andere Meinung“ darlege. Das können Sie auch von Politikern lernen, die besonders bei umstrittenen Themen beginnen mit: „Meiner Ansicht nach…“.

Schaffen Sie visuelle Orientierung!

Welche Themen auf der Sitzungsagenda stehen und was schon abgearbeitet und beschlossen wurde, können Sie per Flipchart, Whiteboard, Sticky-Notes oder auch per Beamer für alle visuell festhalten. Damit schaffen Sie eine einheitliche Übersicht und schließen die Teilnehmenden des Meetings in den Prozess mit ein. Vor allem, wenn zu einem Thema viel geredet und diskutiert wird, ist eine Visualisierung hilfreich, damit alle involviert bleiben.

Und fordern Sie ruhig die Beitragenden auf, selber Ihren Punkt auf dem Flipchart zu notieren. Womit wir wieder bei der Mitverantwortung und Aktivierung wären, um Teamsitzungen effizient und effektiv zu moderieren.

Viel Erfolg bei der Moderation Ihrer nächsten Besprechung wünscht Claudia Seidel